Тонкости управления

Тонкости управления

Как изменился подход к управлению офисными пространствами во время пандемии

Covid-19 стал стимулом для трансформации многих процессов на рынке недвижимости, и сегмент управления не был исключением. Административные меры, например, закрытие большинства предприятий торговли и сферы услуг, перевод сотрудников на «удаленку», привели к опустевшим торгово-развлекательным и бизнес-центрам. Сейчас компании чаще выбирают офисы меньших площадей (и с гибкой планировкой) или стараются оптимизировать пространства за счет их грамотной реорганизации и введения новых функций. Подробнее об этом «Стройгазете» рассказал Михаил Сафонов, директор по развитию Property Management и Retail Knight Frank PM.

Михаил Сафронов.jpg

Потребности бизнеса в офисах, действительно, претерпели серьезные корректировки за год, и в особенности на это повлиял переход на удаленную работу, который по-прежнему частично сохраняют многие компании мира, даже после отмены локдаунов. Пандемия сформировала новую парадигму отношения к рабочему пространству – в большей степени как к услуге, и в меньшей – как к необходимости.

Отчетливее наметился переход от «классического» офиса к «социальному» – с меньшим количеством закрепленных индивидуальных мест и увеличением доли зон для коллабораций – командной работы, переговоров, обучения и т. д. Полученный опыт «удаленки» и развитие ИТ-технологий, наверняка, останется с нами навсегда и кардинально изменит принципы организации офиса. Будущее за гибкими многофункциональными пространствами, которые будут удобнее домашнего офиса и смогут обеспечить условия для эффективной совместной работы.

При переезде в новый офис или перепланировке помещения важен финальный результат – комфортные условия и привлекательность помещения для сотрудников. Для этого компании должны четко ответить на ряд вопросов, начиная от реальных потребностей в площадях и заканчивая комфортным для нужд бизнеса соотношением работы из офиса с удаленным режимом.

Итак, мы определились с целями и получили все ответы, что дальше?

Любой проект офиса состоит из пяти главных этапов:

Планирование (ориентировочно две недели);

Проектирование (2,5 месяца);

Тендер (один месяц);

Строительство или реорганизация (до трех месяцев);

Приемка, переезд (две недели).

Обустройство офисного помещения площадью 1 000 - 3 000 кв. метров при классическом подходе (с организацией тендера на проектирование и отдельно на СМР) занимает в среднем 6-7 месяцев. При этом такая традиционная схема позволяет осуществить двойной контроль за качеством (строительный и авторский).

В целом при гибком подходе и профессиональном управлении проектами создания новых офисов, можно сделать заключение, что сроки реализации проектов не изменились, однако стоимость увеличилась до +20% при стабильно высоком качестве.

При планировании помещения важное значение имеет опыт руководителя проекта и выстраивание эффективных взаимоотношений с арендодателем, от качества этой коммуникации зависят сроки и стоимость реализации. Бывает, что заказчики сталкиваются с рядом проблем, которых можно было избежать еще на ранних этапах. Например, если выяснится, что эко-стандарты и требования к дизайну (зоны контроля) конкретного бизнес-центра не позволяют уложиться в допустимый бюджет, придется нести дополнительные расходы на перепроектирование.

Обозначились острые углы

В связи с пандемией реализация офисных проектов усложнилась, отчетливей обозначились следующие риски. Увеличение сроков поставки материалов и оборудования. Например, сохраняется сложность с пластиком, который производится из переработанного авиационного топлива. Наша задача здесь – выявить такие позиции и предложить разумную альтернативу.

Нехватка персонала рабочих профессий – проблема актуальна и сейчас, поскольку ранее такой спектр работ закрывали преимущественно мигранты. Во время пандемии многие вернулись домой, а оставшиеся хотят зарабатывать в два раза больше. Кроме того, текущие курсы валют делают более интересными для трудовой миграции восточноевропейские страны.

Замена материалов и оборудования на аналоги в связи с ограничениями и ростом курса валют, что может привести к изменению стоимости и сроков поставок.

Остановка строительства. Для того, чтобы избежать негативного влияния данных факторов, необходимо учитывать еще большее количество рисков на каждом этапе реализации проекта.

Зачастую компании отдают предпочтение профессиональным управляющим проектами для курирования процессов создания нового офиса, поскольку он погружается в процесс планирования и реализации и действует исходя из интересов заказчика и ключевых KPI, полностью закрывая такие задачи, как:

- аудит помещения;

- подготовка бюджета проекта, составление ТЗ, подбор материалов и оборудования;

- проведение тендеров, сбор информации обо всех потенциальных подрядчиках;

- координация команды проекта, контроль бюджета и сроков;

- контроль качества на всех этапах.

Во время ограничений для заказчиков стало особенно ценным в том числе и обеспечение максимальной прозрачности контроля, поскольку следить за всеми процессами многим приходилось удаленно. Налаженная регулярная и открытая система отчетности – это еще одна из причин, по которым компании часто выбирали профессиональных игроков PM. Контроль качества на этапе завершения работ не менее важен, чем в начале реализации проекта, поэтому после выполнения работ проводится проверка нового офиса на безопасные и комфортные условия для постоянного пребывания сотрудников.

Кроме того, в современных офисах необходимо учитывать массу нюансов. Например, целесообразно предусмотреть систему очистки и подготовки воздуха (включая системы увлажнения), а также запас по мощности вентиляции. Это действительно поможет поддержанию иммунитета и обеспечит комфортный уровень работы. Уверен, что многие читатели согласятся с тем, что неудовлетворенность качеством воздуха (недостаточность, сухость, некомфортная температура) встречаются достаточно часто. Известные качественные бизнес-центры не являются исключением, поскольку запроектированных систем зачастую не хватает для фактического количества персонала арендаторов. Более того, иногда система увлажнения воздуха не работает, установленные фильтры несвоевременно обслуживаются или используется пониженный класс пылезащиты. Все эти проблемы мы наблюдаем при проведении аудитов зданий. Дальнейшая разработка комплекса мер для пользователей, конечно, имеет строительные ограничения, но в целом при возможности инвестирования помогает обеспечить оптимальные условия для сотрудников.

Что изменилось в управлении бизнес-центрами?

В прошлом году было много новостей о росте спроса на услуги качественного коммерческого управления, ориентированного на снижение последствий пандемии и восстановление доходности. Со своей стороны, я могу это подтвердить – действительно, в течение всего 2020 года и в начале текущего мы наблюдаем активный интерес к услугам профессиональных игроков. При этом ограничения в европейских странах, ожидания очередной волны коронавируса, а также появление новых угроз вносят некоторую нестабильность. В свою очередь, это влияет на решение собственников о передаче в управление своей недвижимости, так как данный вопрос очень чувствительный и требует определенной предсказуемости внешних факторов.

Роль управляющих компаний в офисном сегменте значительно возросла. Развивается менее рискованный для арендаторов гибкий формат аренды офисных пространств, требующий большей экспертизы в области управления и IT-решений, которыми обладают профессиональные управляющие компании.

Управление бизнес-центром может стать сравнимым по сложности с торговой недвижимостью. Мы видим возможность применения своего опыта и перспективу развития в этом сегменте.

Еще по теме:
Цитата
Марат Хуснуллин
Вице-премьер РФ
Марат Хуснуллин
У нас ИЖС – он такой, как нелюбимый ребенок. Мы все говорим, что им надо заниматься. Но ничего для этого у нас не сделано.
Елена Спиридонова
Елена Спиридонова
Директор Кадастровой палаты по Москве